Mai più problemi di coda
La gestione della fila nei centri prelievo e negli ambulatori
In quest’articolo sono analizzati i due nuovi prodotti lanciati da NextOne Solutions per risolvere le problematiche relative a poliambulatori e centri prelievo. Le strutture mediche presentano caratteristiche, per quello che riguarda la gestione degli accessi dei pazienti non rapportabili né a quelle di un esercizio commerciale, legate all’acquisto diretto di un prodotto, né a quelle di un ente pubblico, che gestisce l’accesso ad un servizio, e prevede più fasi distinte tra loro ed una variabilità operativa ad eventi contingenti. Chiunque abbia affrontato seriamente il problema della gestione dell’accesso ad un poliambulatorio o ad un centro prelievi o ad una struttura medica in genere si è reso conto del fatto che per poter gestire in modo soddisfacente il servizio è necessario un sistema eliminacode di fascia alta, dotato di funzionalità e costi di acquisto e manutenzioni elevati. I sistemi evoluti tuttavia sono corredati di un gran numero di funzionalità più adatte ad una camera di commercio che non ad un centro prelievi, e risulta sovradimensionato rispetto alle reali esigenze. Questa problematica, oltre alle sempre più attuali esigenze delle strutture pubbliche e private di contenere i costi di esercizio, induce a scelte di ripiego verso sistemi di fascia bassa, limitandosi alla gestione della sola fase di accettazione del cliente, come possiamo constatare basandoci sulla nostra esperienza personale. I prodotti presentati da quest’articolo pur gestendo tutte le fasi previste per il paziente hanno costi contenuti, paragonabili ali eliminacode di ascia bassa, in quanto sono dotati di tutte e solo le funzionalità utili per l’erogazione del servizio.
I centri prelievo, ma anche tutte quelle realtà dove è prevista un’accoglienza iniziale, devono poter gestire una doppia coda: la prima, che conduce proprio all’accettazione, la seconda, in quanto i pazienti si spostano in un’altra sala, per la chiamata agli ambulatori.
Una realtà così comune, ben nota quasi a tutti i cittadini, potrebbe subire una svolta grazie al nuovo prodotto proposto da NextOne Sulutions: il sistema commercializzato di propone, infatti, di riuscire a gestire una doppia fila, evitando così quella confusione che può venirsi a creare quando una delle due code non è gestita da numeri e biglietti, ma si affida alla memoria dei pazienti. Il sistema inoltre è in grado di gestire anche un’eventuale terza coda, per il caso in cui un particolare paziente, dopo la visita in ambulatorio, debba essere successivamente visitato anche da un responsabile o da uno specialista.
I clienti in coda sono chiamati esclusivamente dall’accettazione che ha la facoltà di indirizzarli ai laboratori, o ad uno specifico laboratorio, o al responsabile. La postazione del responsabile, come anche le postazioni degli ambulatori, non chiamano i pazienti direttamente dalla coda di attesa ma soltanto quelli ad esse esplicitamente reindirizzati ed hanno le stesse facoltà di rendirizzamento del paziente della postazione di accettazione, consentendo di rimetterlo in coda verso un altro ambulatorio o verso il responsabile o, qualora fosse necessario, nuovamente all’accettazione stessa, senza che egli perda la priorità acquisita.
Nel caso in cui le postazioni degli ambulatori o quella del responsabile siano sprovviste di personal computer, il prodotto prevede l’utilizzo di tastierini su palmari, indispensabili soprattutto per operatori sanitari che devono spostarsi all’interno della struttura.
Il sistema per l’emissione del biglietto prevede una semplice chiocciola, tuttavia è dotato di statistiche complete in quanto la gestione dei tempi di attesa e di servizio del paziente sono registrati dal momento in cui esso viene servito dall’accettazione.
Il secondo dei due prodotti recentemente proposti sul mercato da NextOne Solutions è dedicato ai poliambulatori. Queste strutture prevedono differenti ambulatori, ciascuno indipendente e spesso condiviso, in differenti momenti, tra vari specialisti. Questa caratteristica non consente generalmente una gestione centrale dell’attività del poliambulatorio costringendo alcuni medici a gestire indipendentemente l’accesso dei propri pazienti. Il sistema è dotato di distributore dei biglietti con differenti diciture legate alle specializzazioni e, qualora per una specifica specializzazione siano presenti più medici, viene presentata una seconda pagina con il nome dello specialista. Con questo nuovo prodotto, NextOne Solutions consente ad ogni medico di gestire la propria coda anche se la postazione è condivisa, grazie all’inserimento di una password personale che lo identifica. Gli orari legati alla specializzazione o al singolo medico sono definiti in modo indipendente in base all’attività prevista dagli specialisti, ma ognuno di questi può fare riferimento ad un unico sistema con la conseguente possibilità di suddividere i costi con gli altri medici della struttura.
La NextOne Solutions ha infine in progetto un nuovo prodotto, che verrà a breve presentato, legato anch’esso ai poliambulatori, il quale prevede la gestione da parte del medico degli appuntamenti e lo storico delle visite effettuate sul singolo paziente.